Bihar Board Class 12th Hindi Book Solutions
Bihar Board Class 12th Hindi रचना टिप्पण लेखन
Bihar Board Class 12th Hindi टिप्पण लेखन (NOTING)
टिप्पण-लेखन किसे कहते हैं? -किसी भी विचाराधीन पत्र या आवेदन पर उसके निष्पादन (disposal) को सरल बनाने के लिए जो टिप्पणियाँ सरकारी कार्यालयों में लिपिकों, सहायकों तथा कार्यालय अधीक्षकों द्वारा लिखी जाती हैं, उन्हें टिप्पण-लेखन कहते हैं। इन टिप्पणों में तीन बातें रहती हैं-
(1) उस पत्र से पूर्व के पत्र आदि का सारांश, (2) जिस प्रश्न पर निर्णय किया जाता है, उसका विवरण या विश्लेषण और (3) उस सम्बन्ध में क्या कार्रवाई की जाय, इस विषय में सुझाव और क्या आदेश दिये जायँ, इस विषय में भी सुझावों का उल्लेख। अभिप्राय यह कि टिप्पण-लेखन में विचाराधीन प्रश्न के बारे में वे सब बातें लिखी जाती हैं, जिनसे उस प्रश्न के सम्बन्ध में निर्णय करने और आदेश देने में सुविधा होती है।
उस विचाराधीन प्रश्न का पुराना इतिहास क्या है? उस सम्बन्ध में नियम क्या है? सरकारी नीति क्या है? इत्यादि सारी बातों का उल्लेख कर अन्त में यह सुझाव देना चाहिए कि इस सम्बन्ध में अमुक प्रकार का निर्णय करना उचित होगा। इसके बाद वह पत्र निर्णय करनेवाले उच्च अधिकारी के सामने रखा जायेगा। ऊपर दिये गये निर्देशों के साथ लिखे गये टिप्पण को पढ़कर उस अधिकारी को निर्णय करने में आसानी होगी।
टिप्पण के सम्बन्ध में अन्य ज्ञातव्य बातें इस प्रकार है
- टिप्पण बहुत लम्बा या विस्तृत नहीं होना चाहिए। उसे यथासम्भव संक्षिप्त और सुस्पष्ट होना चाहिए।
- कोई भी टिप्पण मूलपत्र (original letter) पर नहीं लिखा जाना चाहिए। उसके लिए कोई अन्य कागज या बफ-शीट का प्रयोग करना चाहिए।
- टिप्पण में यदि किसी पत्र का खण्डन करना हो, तो वह बहुत ही शिष्ट और संयत भाषा में किया जाना चाहिए और किसी भी दशा में किसी प्रकार का व्यक्तिगत आरोप या आक्षेप नहीं किया जाना चाहिए।
- यदि एक ही मामले में कई बातों पर अलग-अलग आदेश लिए जाने की आवश्यकता हो तो उनमें से हर बात पर अलग-अलग टिप्पण लिखना चाहिए।
- टिप्पण लिखने के बाद लिपिक या सहायक को नीचे बाईं ओर अपना हस्ताक्षर करना चाहिए। दाईं ओर का स्थान उच्च अधिकारियों के हस्ताक्षर के लिए छोड़ देना चाहिए।
- कार्यालय की ओर से लिखे जा रहे टिप्पण में उन सभी बातों या तथ्यों का सही-सही उल्लेख होना चाहिए जो उस पत्रावली के निस्तारण के लिए आवश्यक हों।।
- यथासम्भव एक विषय पर कार्यालय की ओर से एक ही टिप्पण लिखा जाना चाहिए।
- जहाँ तक सम्भव हो, टिप्पण इस ढंग से लिखा जाना चाहिए कि पत्रावली में पत्र जिस क्रम से लगे हों, टिप्पण में भी उनका वही क्रम रहे।
- टिप्पण सदा स्याही से लिखे या टंकित होने चाहिए।
- लिपिक, सहायक और कार्यालय अधीक्षक को कागज की बाईं ओर अपने नाम के प्रथमाक्षरों का ही प्रयोग करना चाहिए। उच्च अधिकारी को अपना पूरा नाम लिखना पड़ता है।
- टिप्पणों में ऐसे शब्दों का प्रयोग कभी नहीं करना चाहिए, जिनके अर्थ समझने में कठिनाई हो।
टिप्पण लेखक का एक उदाहरण
(क) मैसूर राज्य के एक स्कूल प्रधानाध्यापक ने राज्यसभा सचिवालय के सचिव को पत्र लिखकर दिनांक 2 नवम्बर, 2013 को होनेवाले उपवेशन में अध्यापकों के नेतृत्व में 150 छात्रों के साथ उपस्थित होने के लिए प्रवेशपत्रों की व्यवस्था के सन्दर्भ में प्रार्थनापत्र लिखा। उस कार्यालय के लिपिक ने निम्नलिखित टिप्पण लिखा प्राप्त पत्रसंख्या 8, पृष्ठांक 9।
टिप्पण : यह पत्र मराठी विद्यालय, गुलवर्ग, मैसूर राज्य के प्रधानाध्यापक ने भेजा है। इसमें प्रार्थना की गयी है कि उक्त विद्यालय के 150 छात्रों तथा 5 अध्यापकों के लिए राज्यसभा के दिनांक 20 नवम्बर, 1956 को होनेवाले उपवेशन में उपस्थित होने के लिए आवश्यक प्रवेशपत्रों की व्यवस्था की जाय।
प्रवेशपत्र-विवरण-सम्बन्धी विनिमय-संख्या 10 के अधीन हम उक्त प्रार्थना को स्वीकार कर सकते हैं। किन्तु हमें उक्त विद्यालय के प्रधानाध्यापक को यह सूचित करना होगा कि हमारी दर्शक दीर्घ (visitor’s gallery) में स्थान अत्यन्त सीमित है, अतः एक साथ केवल 25 छात्र ही दीर्घा में उपस्थित रह सकेंगे। इसके लिए इन छात्रों को 25 छात्र ही दीर्घा में उपस्थित रह सकेंगे। इसके लिए इन छात्रों को 25-25 के 6 समूहों में विभक्त होकर ही दीर्घा में जाना होगा। हमें प्रार्थी को यह भी सूचित करना होगा कि जिन छात्रों के लिए प्रवेश-पत्रों की प्रार्थना की गयी है उनमें से प्रत्येक का नाम, पिता का नाम, स्थायी पता तथा दिल्ली में ठहरने का पता इत्यादि की सूचना प्राप्त होने पर ही प्रवेशपत्र जारी किये जा सकते हैं।
साथ ही, प्रत्येक छात्र के लिए पृथक् प्रवेशपत्र जारी करने के स्थान पर यदि हम 25-25 के समूह के नाम एक-एक प्रवेशपत्र बना दें, तो इससे कार्य में अधिक सुविधा होगी।
आदेशार्थ निवेदित
डी. रा.
30-10-2013
अवरसचिव : मैंने आलेख में कुछ परिवर्तन कर दिये हैं। टंकित आलेख प्रेषित करें।
निशु कुमार
30-11-2013
अन्य कार्यालयीय टिप्पणियाँ
(ख) सरकारी कार्यालयों में सहायकों और उच्च अधिकारियों के बीच संचिकाओं (files) पर जो टिप्पणियाँ लिखी जाती हैं, वे लम्बी तो नहीं ही होती, छोटी और संक्षिप्त भी होती हैं। उनके कुछ सामान्य उदाहरण मूल अँगरेजी में दिये गये टिप्पणों के साथ यहाँ दिये जाते हैं-
1. Seen, thanks.
देख लिया, धन्यवाद।
2. Seen and returned.
देखकर लौटा दिया।
3. For information only.
केवल सूचनार्थ।
4. Submitted for information.
सूचनार्थ प्रस्तुत है।
5. Papers have been amalgamated.
कागज-पत्र मिला दिये गये हैं।
6. Kindly acknowledge receipt.
कृपया पावती भेजिए।
7. The acknowledgement of the letter has been received.
पत्र मिलने की सूचना भेज दी गयी है।
8. Needful has been done.
जरूरी कार्रवाई कर दी गयी है।
9. Draft reply is put up for approval.
प्रारूप अनुमोदन के लिए प्रस्तुत है।
10. Notes and orders at pages 10 and 12 may be seen in this connection.
इस संबंध में पृष्ठ 10 और 12 पर दिये गये आदेश और टिप्पणियाँ देख लें।
11. Please see the preceding notes.
कृपया पिछली टिप्पणियाँ देख लें।
12. The required information is being obtained from the Section and will be furnished on receipt.
अपेक्षित जानकारी अनुभाग से मँगाई जा रही है और प्राप्त होने पर भेज दी जायेगी।
13. A brief resume of the case is given in the ensuing paragraphs.
संक्षेप में सार नीचे दिये गये अनुच्छेदों में दिया जा रहा है।
14. A revised draft memorandum is put as desired by you.
आपके इच्छानुसार ज्ञापन का पुनरीक्षित प्रारूप प्रस्तुत है।
15. A chronological summary of the case is placed below.
इस मामले का तिथिवार सारांश नीचे दिया गया है।
16. Chief Controller has returmed the papers.
मुख्य नियन्त्रक ने कागज लौटा दिये हैं।
17. Draft has been amended accorordingly.
प्रारूप तदनुसार संशोधित कर दिया गया है।
18. The proposal is self-explanatory.
प्रस्ताव अपने आप में स्पष्ट है।
19. A short history of the case, under consideration, is given on.
विचाराधीन मामले का संक्षिप्त वृत्त पृष्ठ 7-9 पर दिया गया है।
20. No further attion is caved for.
आगे कोई कार्रवाई अपेक्षित नहीं है।
21. This may please be treated as urgent.
कृपया इसे अविलम्बनीय या अर्जेण्ट समझें।
22. The papers sent herewith.
कागज-पत्र इसके साथ भेजे जा रहे हैं।
23. Ministry of Eduction may by consulted.
शिक्षा मन्त्रालय से परामर्श किया जाये।
24. The file in ferestion is placed below.
सम्बद्ध फाइल या संचिका नीचे रखी है।
25. We may await the minutes of the meeting, held in the Ministry of Home Affairs on 15th June, 1964.
हम 15 जून, 1964 को गृह-मन्त्रालय में हुई बैठक के कार्यवृत्त की प्रतीक्षा कर लें।
26. Return of the file (paper) may kindly be expedited.
संचिका (कागज-पत्र) कृपया वायस कीजिए।
27. Delay in returning the file is regretted.
फाइल को लौटाने में हुई देरी के लिए खेद है।
28. The matter is still under consideration.
मामला अब भी विचाराधीन है।
29. This may be kept pending till adecision is taken.
फाइल पर निर्णय होने तक इसे रोक रखिए।
30. Office has no comments to offer.
कार्यालय को इसपर कोई टिप्पणी नहीं करनी है।
31. We may ask the Ministry of Finance to reconsider.
हम वित्त-मन्त्रालय को फिर विचार करने के लिए कहें।
32. It will be necessary to obtain following particulars before agreeing to the proposal.
प्रस्ताव पर सहमत होने से पहले नीचे लिखे ब्योरे मँगना जरूरी होगा।
33. We may await further communication from Chief Minister.
हम मुख्यमन्त्री के दूसरे पत्र की प्रतीक्षा कर लें।
34. Immediate disposal of the file is requested.
इस फाइल का निस्तारण शीघ्र करने का अनुरोध किया जाता है।
35. We may ascertain the correct position from Direct General in the first instance.
पहले हम महानिदेशक से सही स्थिति जान लें।
36. Delay in the submission of the case is regretted.
मामले को प्रस्तुत करने में हुई देरी के लिए खेद है।
37. We agree with you.
हम आपसे सहमत हैं।
38. The proposal is quite in order.
यह प्रस्ताव बिलकुल नियमानुकूल है।
39. Administrative approval may be obtained.
प्रशासनिक अनुमोदन प्राप्त किया जाय।
40. Application may be rejected.
आवेदन अस्वीकार कर दिया जाय।
41. Casual leave applied for may be granted.
आवेदित आकस्मिक छुट्टी दी जाय।
42. Formal approval is necessary. The same may be obtained.
औपचारिक अनुमोदन आवश्यक है। उसे प्राप्त कर लिया जाय।
43. Action may be taken as proposed.
यथाप्रस्तावित कार्रवाई की जाय।
44. Please put pu a self-contained note (summary).
कृपया अपने में पूर्ण टिप्पण (सारांश) प्रस्तुत करें। गोल्डेन सीरिज पासपोर्ट
45. Please circulate and file.
कृपया सभी को दिखाकर फाइल कर दीजिए।
46. Issue reminder urgently.
तुरन्त अनुस्मारक भेजिए।
47. Draft is concurred in.
प्रारूप पर सहमति दी जा रही है।
48. Office may note it carefully.
कार्यालय इसे सावधानी से नोट कर ले।
49. Ruling from Govt. of India shold be obtained.
भारत सरकार से व्यवस्था अथवा आदेश प्राप्त किया जाय।
50. Await further report.
अगले विवरण या रिपोर्ट की प्रतीक्षा कीजिए।
51. Explanation may be called for.
स्पष्टीकरण माँगा जाय।
52. Draft may now be issued.
प्रारूप अब जारी कर दिया जाय।
53. Enquiry may be completed and its report submitted at an early date.
जाँच पूरी की जाय और रिपोर्ट जल्दी प्रस्तुत की जाय।
54. Draft reply on the lines suggested above may be put up.
ऊपर दिये गए सुझावों के आधार पर उत्तर का प्रारूप तैयार किया जाय।
55. There is no cause to modify the order already passed.
जो आदेश दिया जा चुका है, उसमें संशोधन का कोई कारण नहीं है।
56. The representation has not been received through proper channel.
अभिवादन विधिवत् नहीं मिला है।
57. The bill has been verfied. This is in order. May be passed for payment.
बिल की जाँच-पड़ताल कर ली गयी है। यह ठीक है। भुगतान के लिए पारित किया जाय।
58. It would be necessary to fix the responsibility before the amount is written off.
इस राशि को बही-खाते में डालने से पहले जिम्मेदारी निर्धारित करना आवश्यक होगा।
59. The amount is irrecoverable. May be written of.
यह राशि वसूल होने से रही। इसे बही-खाते में डाल दिया जाय।
60. We are competent to grant permission.
अनुज्ञा या अनुमति देने के लिए हम सक्षम हैं।
61. Certified that the amount of the bill has been disbursed to the proper persons.
यह प्रमाणित किया जाता है कि बिल की रकम सही व्यक्तियों को चुकाई गयी है।